Een grondig begrip van de mogelijke impact van verstoringen op bedrijfsactiviteiten is essentieel voor effectief risicobeheer en bedrijfscontinuïteitsplanning. Een Business Impact Analysis (BIA), een cruciaal onderdeel van dit proces, draagt bij aan het in kaart brengen van de kernprocessen en risico’s van een organisatie. Het resultaat is een beter inzicht in de bedrijfskritieke processen en een duidelijke scheiding tussen de kritieke en niet-kritieke processen.
Hoewel een BIA soms wordt gezien als noodzakelijk kwaad (een “moetje”), vormt het de hoeksteen van een effectief en efficiënt beveiligingsbeleid. Door middel van een BIA leg je namelijk de basis voor je beveiligings-roadmap. Tijdens dit proces worden de gevolgen van verstoringen voor bedrijfsprocessen, activiteiten, middelen en de reputatie van een organisatie vastgesteld. Hiermee wordt ook bepaald wat er minimaal moet gebeuren om na een incident de bedrijfsactiviteiten zo snel mogelijk te hervatten.
Waarom is het uitvoeren van een BIA zo belangrijk?
Ten eerste is een BIA vaak de eerste stap in het opstellen van een Business Continuity Plan (BCP). Het biedt de cruciale elementen waarop een BCP moet worden gebaseerd. Daarnaast helpt het uitvoeren van een BIA bij het creëren van bewustwording bij de verantwoordelijken binnen een organisatie. Het maakt duidelijk welke activiteiten het meest kritiek zijn voor de voortzetting van de bedrijfsvoering. Door deze activiteiten samen met de verantwoordelijken in kaart te brengen, kan er snel worden gehandeld in geval van een verstoring.
Hoe voer je een BIA uit?
Om een succesvolle BIA uit te voeren, is het essentieel om steun te krijgen van het (senior) management. Je zult immers de medewerking nodig hebben van verschillende personen binnen de organisatie om een volledig beeld te verkrijgen. Het is van groot belang om de kritieke bedrijfsprocessen te identificeren in samenwerking met de eigenaren van deze processen. Daarbij moet worden vastgelegd welke middelen (systemen, mensen, locaties, etc.) nodig zijn om de processen ononderbroken te laten verlopen.
Verder is het belangrijk om samen met de eigenaren de schade te bepalen die ontstaat wanneer deze processen tijdelijk niet beschikbaar zijn. Bij het bepalen van de schade is het belangrijk om niet alleen naar de directe financiële schade te kijken maar ook de schade ten aanzien van bijvoorbeeld de reputatie van het bedrijf en de klant- en medewerkerstevredenheid vast te stellen. Ook dient bekeken te worden of er een negatieve impact kan zijn op het behalen van de strategische bedrijfsdoelstellingen.
Daarnaast is het van belang om per proces vast te stellen hoe lang een proces tijdelijk niet beschikbaar mag zijn voordat de schade onacceptabel wordt. Een gedegen analyse van wat er nodig is om een proces weer operationeel te krijgen, inclusief de betrokken leveranciers, is een integraal onderdeel van een BIA.
Wat doe je met de uitkomsten van de BIA?
Zodra de belangrijkste risico’s in kaart zijn gebracht, kunnen gerichte preventieve maatregelen worden genomen en kunnen er voorbereidingen worden getroffen voor het geval er toch een verstoring optreedt. Door de impact van elke verstoring te bepalen, kunnen weloverwogen prioriteiten worden gesteld voor zowel preventieve maatregelen als incidentvoorbereidingen.
Deze bevindingen en aanbevelingen dienen gerapporteerd te worden aan het senior management. Op basis van de (uitgebreide) aangeleverde informatie kunnen zij vervolgens hun goedkeuring verlenen voor de implementatie van de genoemde maatregelen.
Leg vervolgens ook de voortgang van de implementatie van de maatregelen goed vast en deel deze informatie met alle relevante stakeholders.
Hoe vaak moet een BIA worden uitgevoerd?
Aangezien risico’s voortdurend veranderen, is het aan te bevelen om jaarlijks een BIA uit te voeren. Dit stelt je organisatie in staat om adequaat te reageren op eventuele veranderingen en om passende (beveiligings)plannen op te stellen voor het komende jaar. Wanneer er significante veranderingen binnen de organisatie plaatsvinden, is het raadzaam om opnieuw een BIA uit te voeren om goed zicht te houden op de mogelijke risico’s.
Conclusie
Een grondige Business Impact Analysis helpt bij het bepalen van de prioriteiten voor het implementeren van preventieve maatregelen, bij het ontwikkelen van bedrijfscontinuïteitsplannen, en bij het minimaliseren van de impact van verstoringen op de bedrijfsvoering. Het biedt een diepgaand inzicht in welke bedrijfsprocessen en middelen de hoogste bescherming en aandacht vereisen bij het plannen van risicobeheer en continuïteitsmaatregelen. Een goed uitgevoerde BIA stelt een organisatie in staat om goed voorbereid te zijn op mogelijke incidenten en vergroot de veerkracht van de bedrijfsvoering.